« Destruction de documents » fait partie des recherches qui amènent le plus de visiteurs chez Lëtzclean Data, et la question derrière est toujours la même : j'ai des cartons de papiers confidentiels, je sais que la poubelle du bureau n'est pas la solution, et je veux qu'ils disparaissent correctement, preuve à l'appui. Ce guide explique comment fonctionne la destruction de documents au Luxembourg, la différence entre la destruction sur site et la collecte, le niveau de sécurité dont vous avez réellement besoin, ce qu'il faut garder et ce qu'il faut détruire, et la place du certificat de destruction dans le RGPD.
Qui a besoin d'une destruction de documents au Luxembourg ?
Toute organisation qui conserve des données personnelles sur papier. Au Luxembourg, la liste est longue : fiduciaires et cabinets comptables, avocats et notaires, cabinets médicaux et dentaires, services RH, banques et administrateurs de fonds, courtiers en assurance, écoles, et toutes les PME qui ont une armoire remplie de contrats signés, de fiches de paie et de correspondance client. Le RGPD ne fait pas de différence entre une base de données et un classeur. Les mêmes obligations s'appliquent au papier, et la CNPD, l'autorité luxembourgeoise de protection des données, attend de vous que vous puissiez montrer comment les dossiers ont été détruits à la fin de leur durée de conservation.
Les particuliers aussi. Vieux relevés bancaires, déclarations d'impôts, courriers médicaux, passeports expirés et factures : c'est exactement de quoi se nourrit l'usurpation d'identité. Si vous avez dix ans de papiers à la cave, commencez par séparer ce qu'il faut garder de ce qui peut être détruit.
Sur site ou après collecte : ce qui change vraiment
Il existe deux façons de faire détruire des documents par un professionnel, et la différence ne tient pas au broyeur. Elle tient à l'endroit où se trouve votre papier au moment où il devient illisible.
| Sur site | Collecte vers notre installation | |
|---|---|---|
| Où a lieu la destruction | Dans vos locaux, dans notre unité de destruction mobile | Dans notre propre installation, après la collecte chez vous |
| Pouvez-vous y assister ? | Oui, votre équipe peut regarder | Enregistrement vidéo de la destruction en option |
| Ce que cela vous demande | Un accès pour l'unité mobile, par exemple un quai de chargement | Uniquement la remise des documents |
| Coût | Sur devis | Sur devis, et l'option la plus économique |
| Certificat | Certificat de destruction en fin d'intervention | Certificat de destruction en fin d'intervention |
| Idéal quand | Votre politique interne impose une destruction dans vos locaux, ou vous voulez la voir | Vous avez des volumes réguliers ou importants, ou le coût compte le plus |
Lëtzclean Data propose les deux, et aucune n'est la bonne réponse pour toutes les situations. La destruction sur site vous donne le plus de contrôle : le papier ne quitte jamais vos locaux intact, et votre équipe peut assister à l'opération. La collecte est l'option la plus économique et ne demande presque rien à vos locaux : nous venons chercher les documents, les détruisons dans notre propre installation et vous envoyons le certificat de destruction en fin d'intervention. Pour quelques cartons ou quelques disques, vous pouvez aussi les déposer à notre bureau de Hollerich, uniquement sur rendez-vous, et nous les détruisons dans notre installation. Le bon choix dépend de ce qui compte le plus pour vous : voir la destruction de vos yeux, ou limiter le coût et le dérangement.
Quel niveau de sécurité vous faut-il ? La norme ISO/IEC 21964 (anciennement DIN 66399)
En Europe, la destruction professionnelle est encadrée par la norme ISO/IEC 21964, qui définit des tailles de particules pour le papier (P-1 à P-7), les disques durs (H), les supports optiques (O), les supports magnétiques (T), les supports électroniques (E) et les films (F). Pour le papier, les niveaux utiles en pratique sont :
- P-1 et P-2 : coupe en bandes. C'est ce que produisent la plupart des broyeurs de bureau. Les bandes peuvent être reconstituées à la main ou par logiciel : considérez-les comme « difficiles à lire », pas comme détruites.
- P-3 : coupe croisée, adaptée aux documents internes sans données personnelles.
- P-4 : coupe croisée en particules de 160 mm² au maximum. Le niveau de référence pour les données personnelles au sens du RGPD : fiches de paie, contrats, dossiers clients, dossiers médicaux.
- P-5 et plus : micro-coupe pour les documents secrets et très secrets, rarement nécessaire en dehors de l'administration, de la défense et de certains contextes financiers.
Ce qu'il faut détruire, et ce que la loi luxembourgeoise vous oblige à garder
Détruire le mauvais document pose autant de problèmes que garder le mauvais. Le Code de commerce luxembourgeois impose aux entreprises de conserver les livres comptables et les pièces justificatives pendant dix ans, et les documents fiscaux suivent le même horizon. Les dossiers du personnel, les contrats et les polices d'assurance ont chacun leur propre logique de conservation. Vérifiez les détails avec votre comptable ou votre conseiller juridique : les durées de conservation ne se devinent pas.
Une fois la durée de conservation écoulée, le principe de limitation de la conservation du RGPD fait de la conservation elle-même le risque. Une approche pratique pour la plupart des PME luxembourgeoises :
- À détruire maintenant : les doubles, les brouillons dépassés, les candidatures non retenues (une fois un éventuel délai de contestation passé), les devis expirés, les anciens fichiers marketing, tout ce qui a dépassé sa date de conservation.
- À garder, en sécurité : tout ce qui est encore dans sa durée légale de conservation. Des cartons d'archives scellés hors de vos bureaux sont plus sûrs qu'un couloir. Storagelux stocke vos cartons d'archives en porte-à-porte et vous les rapporte quand vous en avez besoin.
- À planifier : notez une date de destruction sur chaque carton d'archives au moment de le fermer. La destruction annuelle devient alors une routine plutôt qu'un grand ménage.
Combien coûte la destruction de documents au Luxembourg ?
La destruction professionnelle se fait sur devis plutôt que sur une grille tarifaire, car quatre éléments font varier le prix : le volume (généralement compté en cartons d'archives ou en conteneurs), le choix entre destruction sur site et collecte, la présence de disques durs ou d'autres supports à détruire dans la même intervention, et le lieu. Un grand ménage ponctuel de quelques dizaines de cartons n'est pas facturé comme des collectes régulières.
Ce qui devrait être inclus quel que soit le prix : une destruction à laquelle vous pouvez assister si elle a lieu sur site, ou un enregistrement vidéo en option si elle a lieu dans l'installation, un certificat de destruction indiquant la date, le volume et le niveau de sécurité, et le recyclage du papier détruit. Si un devis ne mentionne pas le certificat, demandez-le.
Les disques durs dans la même intervention
La plupart des grands ménages de documents font aussi apparaître de vieux ordinateurs portables, des disques externes et des clés USB dans la même armoire. Ils comptent davantage que le papier : un seul disque dur retiré du service peut contenir tous les fichiers produits par votre entreprise en dix ans, et l'effacement ou le chiffrement ne remplacent pas la destruction physique. Nous broyons et écrasons disques durs, SSD, bandes et téléphones en conformité avec la norme ISO/IEC 21964, aux niveaux H-4 à H-6, T-4 à T-6 et E-4 à E-6, dans la même intervention que le papier, sur site ou dans notre installation, avec les numéros de série indiqués sur le certificat. Les appareils sont ensuite recyclés conformément à la directive DEEE plutôt que jetés dans une benne.
Comment ça se passe
- Dites-nous ce que vous avez. Environ combien de cartons d'archives ou de conteneurs, s'il y a des classeurs à anneaux ou à levier, s'il faut détruire des supports, et si vous préférez la destruction sur site ou la collecte. Les agrafes et les trombones peuvent rester.
- Nous fixons une date. Les grands ménages ponctuels comme les collectes régulières sont possibles.
- La destruction, sur site ou dans notre installation. Sur site, votre équipe peut assister à toute l'opération et rien de lisible ne quitte le bâtiment. Avec la collecte, nous emportons les documents dans notre propre installation et les y détruisons, avec un enregistrement vidéo en option.
- Certificat en fin d'intervention. Date, volume, niveau de sécurité et numéros de série des supports le cas échéant. Conservez-le avec vos registres RGPD : c'est votre preuve.
- Recyclage. Le papier détruit part au recyclage, et les appareils électroniques détruits suivent des filières conformes à la directive DEEE.
Questions fréquentes
La destruction de documents est-elle obligatoire selon le RGPD ?
Le RGPD n'impose pas de méthode, mais il exige que les données personnelles ne soient pas conservées plus longtemps que nécessaire et qu'elles soient protégées contre tout accès non autorisé lorsqu'on s'en débarrasse. Jeter des données personnelles dans une poubelle à papier ne remplit pas cette condition. Une destruction au niveau ISO/IEC 21964 P-4 avec un certificat de destruction est la façon reconnue de démontrer sa conformité.
Puis-je assister à la destruction de mes documents ?
Oui, si vous choisissez la destruction sur site : elle a lieu dans vos locaux et votre équipe peut assister à toute l'opération. Si vous choisissez la collecte, la destruction dans notre propre installation peut être filmée, en option.
Faut-il retirer les agrafes, les trombones ou les classeurs ?
Les agrafes et les trombones peuvent rester. Signalez-nous les classeurs à anneaux et à levier lors de votre demande de devis, afin que nous puissions bien estimer le volume.
Combien de temps cela prend-il ?
Sur site, cela dépend du volume : le grand ménage typique d'une PME, quelques dizaines de cartons d'archives, se fait pendant la visite, et les archives importantes sont planifiées à l'avance. Avec la collecte, nous passons à la date convenue et détruisons les documents dans notre propre installation. Dans les deux cas, vous recevez le certificat de destruction en fin d'intervention.
Détruisez-vous aussi les disques durs et les clés USB ?
Oui, dans la même intervention, sur site ou dans notre installation. Disques durs, SSD, bandes et téléphones sont détruits physiquement en conformité avec la norme ISO/IEC 21964 (H-4 à H-6, T-4 à T-6, E-4 à E-6) et listés par numéro de série sur le certificat.
Que choisir : sur site ou collecte ?
Aucune option n'est meilleure dans tous les cas. La destruction sur site vous donne le plus de contrôle, puisque votre équipe voit la destruction. La collecte est l'option la plus économique et ne demande rien à vos locaux en dehors de la remise des documents. Les deux se terminent par le même certificat de destruction.
Besoin d'une destruction de documents au Luxembourg ?
Dites-nous combien de cartons vous avez, s'il faut aussi détruire des disques, et si vous préférez la destruction sur site ou la collecte. Nous revenons vers vous avec un devis et des dates disponibles.