«Destruição de documentos perto de mim» é uma das pesquisas que mais trazem pessoas à Lëtzclean Data, e a pergunta por trás é sempre a mesma: tenho caixas de papéis confidenciais, sei que o caixote do lixo do escritório não é a solução e quero que desapareçam como deve ser, com prova. Este guia explica como funciona a destruição de documentos no Luxemburgo, a diferença entre a destruição no local e a recolha, o nível de segurança de que realmente precisa, o que guardar e o que destruir, e o papel do certificado de destruição no RGPD.
Quem precisa de destruição de documentos no Luxemburgo?
Qualquer organização que guarde dados pessoais em papel. No Luxemburgo a lista é longa: fiduciárias e gabinetes de contabilidade, advogados e notários, consultórios médicos e dentários, departamentos de recursos humanos, bancos e administradores de fundos, mediadores de seguros, escolas e todas as PME com um armário cheio de contratos assinados, recibos de vencimento e correspondência de clientes. O RGPD não distingue entre uma base de dados e uma pasta. As mesmas obrigações aplicam-se ao papel, e a CNPD, a autoridade luxemburguesa de proteção de dados, espera que consiga mostrar como os documentos foram destruídos quando terminou o seu prazo de conservação.
Os particulares também precisam. Extratos bancários antigos, declarações de impostos, cartas médicas, passaportes caducados e faturas são exatamente aquilo de que se alimenta o roubo de identidade. Se tem dez anos de papéis na cave, comece por separar o que tem de guardar do que pode ser destruído.
No local ou por recolha: o que realmente muda
Há duas formas de mandar destruir documentos por profissionais, e a diferença não está na trituradora. Está no sítio onde o seu papel se encontra no momento em que deixa de ser legível.
| No local | Recolha para as nossas instalações | |
|---|---|---|
| Onde é destruído | Nas suas instalações, na nossa unidade móvel de destruição | Nas nossas próprias instalações, depois da recolha |
| Pode assistir? | Sim, a sua equipa pode ver | Gravação em vídeo da destruição, como opção |
| O que lhe é pedido | Acesso para a unidade móvel, por exemplo um cais de carga | Apenas a entrega dos documentos |
| Custo | Sob orçamento | Sob orçamento, e a opção mais económica |
| Certificado | Certificado de destruição no fim do trabalho | Certificado de destruição no fim do trabalho |
| Indicado quando | A sua política interna exige a destruição nas suas instalações, ou quer vê-la | Tem volumes regulares ou grandes, ou o custo é o mais importante |
A Lëtzclean Data oferece as duas, e nenhuma é a resposta certa para todos os casos. A destruição no local dá-lhe o máximo de controlo: o papel nunca sai intacto das suas instalações e a sua equipa pode assistir. A recolha é a opção mais económica e quase não exige nada das suas instalações: recolhemos os documentos, destruímo-los nas nossas próprias instalações e enviamos o certificado de destruição no fim do trabalho. Para poucas caixas ou alguns discos, também pode entregá-los no nosso escritório em Hollerich, apenas por marcação, e destruímo-los nas nossas instalações. A escolha certa depende do que é mais importante para si: ver a destruição com os seus próprios olhos, ou manter o custo e o incómodo baixos.
De que nível de segurança precisa? A norma ISO/IEC 21964 (antiga DIN 66399)
Na Europa, a destruição profissional é classificada pela norma ISO/IEC 21964, que define tamanhos de partícula para papel (P-1 a P-7), discos rígidos (H), suportes óticos (O), suportes magnéticos (T), suportes eletrónicos (E) e película (F). Para o papel, os níveis que contam na prática são:
- P-1 e P-2: corte em tiras. É o que produz a maioria das trituradoras de escritório. As tiras podem ser reconstituídas à mão ou por software; considere-as «difíceis de ler», não destruídas.
- P-3: corte cruzado, adequado a documentos internos sem dados pessoais.
- P-4: corte cruzado em partículas de 160 mm² no máximo. O nível de referência para dados pessoais ao abrigo do RGPD: recibos de vencimento, contratos, processos de clientes, processos clínicos.
- P-5 e superior: microcorte para documentos secretos e muito secretos, raramente necessário fora da administração pública, da defesa e de alguns contextos financeiros.
O que destruir e o que a lei luxemburguesa obriga a guardar
Destruir o documento errado é tão problemático como guardar o errado. O Código Comercial luxemburguês (Code de commerce) obriga as empresas a conservar os livros contabilísticos e os documentos justificativos durante dez anos, e os documentos fiscais seguem o mesmo horizonte. Os processos de pessoal, os contratos e as apólices de seguro têm cada um a sua própria lógica. Confirme os pormenores com o seu contabilista ou consultor jurídico: os prazos de conservação não se adivinham.
Depois de terminado o prazo de conservação, o princípio da limitação da conservação do RGPD faz da própria conservação o risco. Uma abordagem prática para a maioria das PME luxemburguesas:
- Destruir já: impressões em duplicado, rascunhos ultrapassados, candidaturas não selecionadas (depois de passado um eventual prazo de contestação), orçamentos caducados, listas de marketing antigas e tudo o que tenha ultrapassado o prazo de conservação.
- Guardar, em segurança: tudo o que ainda está dentro do prazo legal de conservação. Caixas de arquivo seladas fora do escritório são mais seguras do que um corredor. A Storagelux guarda caixas de arquivo porta a porta e devolve-as quando precisar delas.
- Planear o resto: escreva uma data de destruição em cada caixa de arquivo quando a fechar. A destruição anual passa a ser rotina em vez de uma grande limpeza.
Quanto custa a destruição de documentos no Luxemburgo
A destruição profissional é feita sob orçamento e não por tabela, porque quatro fatores fazem variar o preço: o volume (normalmente contado em caixas de arquivo ou contentores), a escolha entre destruição no local e recolha, a existência de discos rígidos ou outros suportes a destruir no mesmo trabalho, e o local. Uma limpeza pontual de algumas dezenas de caixas não tem o mesmo preço que recolhas regulares.
O que deve estar incluído, seja qual for o preço: uma destruição a que pode assistir, se for no local, ou uma gravação em vídeo opcional, se for nas instalações, um certificado de destruição com a data, o volume e o nível de segurança, e a reciclagem do papel destruído. Se um orçamento não mencionar o certificado, pergunte.
Discos rígidos no mesmo trabalho
A maioria das limpezas de documentos faz aparecer, no mesmo armário, portáteis antigos, discos externos e pens USB. Contam mais do que o papel: um único disco rígido retirado de serviço pode conter todos os ficheiros que a sua empresa produziu numa década, e apagar ou cifrar não substitui a destruição física. Trituramos e esmagamos discos rígidos, SSD, bandas e telemóveis em conformidade com a norma ISO/IEC 21964, nos níveis H-4 a H-6, T-4 a T-6 e E-4 a E-6, no mesmo trabalho que o papel, no local ou nas nossas instalações, com os números de série indicados no certificado. Os equipamentos seguem depois para reciclagem em conformidade com a diretiva REEE em vez de irem para um contentor.
Como funciona
- Diga-nos o que tem. Mais ou menos quantas caixas de arquivo ou contentores, se há dossiers de argolas ou de alavanca, se há suportes a destruir e se prefere a destruição no local ou a recolha. Os agrafos e os clipes podem ficar.
- Combinamos uma data. Limpezas pontuais e recolhas regulares são ambas possíveis.
- A destruição, no local ou nas nossas instalações. No local, a sua equipa pode acompanhar todo o processo e nada legível sai do edifício. Com a recolha, levamos os documentos para as nossas próprias instalações e destruímo-los lá, com gravação em vídeo como opção.
- Certificado no fim do trabalho. Data, volume, nível de segurança e números de série dos suportes, quando aplicável. Guarde-o com os seus registos do RGPD: é a sua prova.
- Reciclagem. O papel destruído vai para reciclagem e os equipamentos eletrónicos destruídos seguem circuitos conformes com a diretiva REEE.
Perguntas frequentes
A destruição de documentos é obrigatória pelo RGPD?
O RGPD não impõe um método, mas exige que os dados pessoais não sejam guardados mais tempo do que o necessário e que sejam protegidos contra acessos não autorizados quando são eliminados. Deitar dados pessoais num caixote de papel não cumpre essa exigência. A destruição ao nível ISO/IEC 21964 P-4 com certificado de destruição é a forma reconhecida de demonstrar a conformidade.
Posso assistir à destruição dos meus documentos?
Sim, se escolher a destruição no local: é feita nas suas instalações e a sua equipa pode assistir a todo o processo. Se escolher a recolha, a destruição nas nossas próprias instalações pode ser gravada em vídeo, como opção.
Tenho de retirar agrafos, clipes ou dossiers?
Os agrafos e os clipes podem ficar. Indique-nos os dossiers de argolas e de alavanca quando pedir o orçamento, para podermos planear bem o volume.
Quanto tempo demora?
No local, depende do volume: uma limpeza típica de uma PME, com algumas dezenas de caixas de arquivo, fica concluída durante a visita, e os arquivos grandes são planeados com antecedência. Com a recolha, passamos na data combinada e destruímos os documentos nas nossas próprias instalações. Em ambos os casos, recebe o certificado de destruição no fim do trabalho.
Também destroem discos rígidos e pens USB?
Sim, no mesmo trabalho, no local ou nas nossas instalações. Discos rígidos, SSD, bandas e telemóveis são destruídos fisicamente em conformidade com a norma ISO/IEC 21964 (H-4 a H-6, T-4 a T-6, E-4 a E-6) e indicados pelo número de série no certificado.
O que é melhor, no local ou recolha?
Nenhuma é melhor em todos os casos. A destruição no local dá-lhe o máximo de controlo, porque a sua equipa vê a destruição. A recolha é a opção mais económica e só lhe pede a entrega dos documentos. As duas terminam com o mesmo certificado de destruição.
Precisa de destruição de documentos no Luxemburgo?
Diga-nos quantas caixas tem, se também há discos a destruir e se prefere a destruição no local ou a recolha. Respondemos com um orçamento e datas disponíveis.